Abonare Newsletter

Selecteaza Domeniu:

De ce fiecare sala de conferinte are nevoie de un sistem de rezervare eficient?

 

Programarea intalnirilor in aceasta epoca ar trebui sa fie o sarcina simpla, de rutina. Ar trebui sa fie, dar, din pacate, nu este intotdeauna asa. Fara un proces de rezervare eficient, aceasta poate deveni cu usurinta o activitate complicata, consumatoare de timp, care poate afecta fluxul de lucru al unei organizații sau chiar reputatia. 

 

Tehnologia, impreuna cu cerintele unei societati corporative din ce in ce mai mobile a revolutionat modul in care lucram.

 

Tendintele pieței determina organizatiile mari si mici sa adopte noi metode de organizare a intalnirilor. Odata cu efortul necesar pentru a organiza intalniri, erorile de planificare, utilizarea ineficienta a timpului, spatiile de intalnire si resursele pot deteriora moralul angajatilor si asteptarile clientilor. Aici intervine tehnologia.

 

Fara pierderi de timp

 

Flexibilitatea a devenit, fara indoiala, cel mai important element al mediului de afaceri de astazi. Procesele manuale pentru organizarea de intalniri, precum apelurile telefonice, e-mailurile si metodele de rezervare pe suport de hartie, reprezinta o pierdere de timp. Cu acest stil de comunicare “inainte si inapoi” este imposibil ca participantii sa obtina o imagine de ansamblu adecvata a salilor de intalniri, rezervate sau disponibile.

 

Semanlizarea digitala pentru sali de intalniri permite oricarui angajat dintr-o organizatie sa mearga pur si simplu pana la sala si sa o rezerve sau sa faca acest lucru prin intermediul calculatorului. Prin urmare, disponibilitatea camerei devine transparenta. Acest lucru elimina rezervarile duble si risipa de timp. Asadar, salile de intalniri pot fi rezervate de la distanta sau de la fata locului intr-o clipita, timpul economisit putand fi folosit pentru lucruri mai importante.

 

Ooops, greseala mea….

 

“Stilul vechi” de rezervare a salilor de intalniri, de invitare a participantilor si de inregistrare a vizitatorilor este un proces predispus la erori. Dat fiind ca informatiile privind disponibilitatea si capacitatea unei incaperi nu sunt intotdeauna exacte sau nu pot fi accesate cu usurinta, erorile de programare apar frecvent si ii afecteaza pe toti cei implicati.

 

Mai mult decat atat, modificarile si anularile nu sunt comunicate imediat participantilor, iar acestia se prezinta la intalniri anulate, sau echipamentele sunt livrate in momentul nepotrivit si in sala de conferinte gresita. Ce dezastru!

 

Cu un dispozitiv de rezervare a camerei pe usa, toate acestea pot fi evitate. O notificare apare pe ecran, informandu-i pe colegi despre ora si durata unei intalniri. Participantilor le sunt trimise e-mailuri cu toate informatiile necesare despre intalnire. 

 

Intreruperile, stresul si utilizarea ineficienta a resurselor

 

Statisticile arata ca 33% dintre intalniri sunt neplanificate, iar 20% dintre salile de sedinte rezervate raman neutilizate la un moment dat. O combinatie foarte urata. Fara un sistem de programare unitar, organizatorii unei intalniri se bazeaza pe propria memorie pentru a urmari ce se intampla. Acest lucru nu duce numai la greseli, ci si la frustrare in randul angajatilor si al vizitatorilor.

 

Oamenii ajung sa se piarda pe coridoare, sa bata la usile mai multor birouri pentru indrumari, sa intre la intalniri care sunt in desfasurare etc.

 

In plus, spatiile de intalnire sunt resurse valoroase, iar incapacitatea de a monitoriza utilizarea incaperilor duce la ineficienta si la facturi mari pentru energie. De exemplu, o sala de conferinte goala ar putea fi incalzita sau racita fara niciun motiv, sau intalnirea dintre sase persoane ar putea fi gazduita intr-o sala cu o capacitate de douazeci. O pierdere de spatiu si de energie.

 

Din nou, un sistem de management al salilor de intalniri ajuta la optimizarea resurselor, implicit la reducerea costurile, si ofera vizitatorilor si personalului o experienta fara stres.

 

Sa recapitulam: un sistem de management al salilor de intalniri ajuta la economisirea de timp, energie, bani si nervi. Pur si simplu nu exista o modalitate mai buna de a ramane eficient si organizat. Asadar, un sfat final ar fi sa achizitionati cat mai curand posibil un sistem pentru programarea salilor de intalniri!