Abonare Newsletter

Selecteaza Domeniu:

Cele mai frecvente 6 probleme ale intalnirilor corporative si cum sa le rezolvam

 

Managerii de nivel mediu isi petrec 35 la suta din orele de lucru in sedinte corporative. Managerii superiori isi petrec aproximativ 50% din timp la intalniri. Statistici ca acestea sunt motivele pentru care este important ca intalnirile companiei dvs. sa fie cat mai productive.

 

In acest articol, abordam sase probleme majore ale salilor de sedinte, impreuna cu sfaturi pentru a va mentine intalnirile pe calea cea buna, eficienta, progresiva si eficace.

 

Scopul

 

Sunt intr-adevar de ajutor acele intalniri pre-programate sau recurente din calendarele tale?

 

Prea des, acele intalnire recurente nu sunt chiar necesare. Da, aceste intalniri sunt un memento minunat pentru a va intani cu echipa. Cu toate acestea, pentru a evita orele irosite si salile rezervate inutil, nu uitati sa evaluati importanta fiecarei intalniri recurente si sa le anulati pe cele de care nu aveti nevoie.

 

Acelasi lucru este valabil si pentru intalnirile pre-programate. Uitati-va in avans in calendarul dvs. la intalnirile pre-programate ale echipei. Va fi echipa pregatita pentru intalnire? Au existat piedici si obstacole de drum? Intalnirea ar trebui amanata?

 

Prioritizarea

 

Prioritizarea minutelor intalnirii este o modalitate excelenta de a ramane pe subiect si de a va asigura ca toate problemele sunt abordate. Nu creati doar o lista cu tot ce trebuie sa acopere echipa dvs., ci prioritizati-o.

 

Durata de atentie a omului este de 20 de minute. Maxim. Prin urmare, asigurati-va ca discutati cele mai importante subiecte la inceputul intalnirii.

 

Luarea deciziilor

 

Setati-va obiectivele pentru fiecare intalnire inainte ca intalnirea sa inceapa. Daca nu va puteti da seama care sunt obiective, fixati-va ca obiectiv al intalnirii „sa va dati seama de obiectivele proiectului”. Incepeti fiecare intalnire gandind: „Vom decide …”

 

De asemenea, planificati timp pentru a avea o dezbatere sanatoasa. Multe dintre cele mai bune idei sunt atinse atunci cand mai multe capete sunt laolalta. De aceea, lasati timp colegilor de echipa sa stabileasca un plan.

 

Daca echipa ajunge la un impas decizional, fiti pregatiti sa plecati si sa le dati colegilor timp sa reflecteze. Unele decizii e bine sa ramana pentru o alta zi.

 

Participanti dominanti si participanti tacuti

 

Uneori cele mai bune idei vin de la cei mai linistiti coechipieri. Prin urmare, este important ca fiecare intalnire sa ofere colegilor de echipa mai rezervati sansa de a fi auziti.

 

Personalitatile mai dominante trebuie sa invete sa fie tacute si sa asculte din cand in cand. Foarte des, personalitatile dominante isi impun ideile asupra restului echipei, lasand putin sau deloc loc pentru alte idei, posibil mai bune.

 

Colegii de echipa mai rezervati pot schimba o idee buna cu una excelenta atunci cand li se ofera sansa. Dar rareori vorbesc daca ar putea sa nu fie auziti. Prin urmare, planificati momente de liniste in care acesti coechipieri au sansa de a vorbi.

 

Terminarea la timp

 

Suntem siguri ca am fost cu totii acolo: stand in afara salii de sedinte, intrebandu-ne care dintre noi este suficient de curajos pentru a da afara echipa altcuiva din sala de sedinte pe care am rezervat-o.

 

Fiecare companie are probleme cu intalnirile care nu se incheie la timp. Depasirea intervalului de timp rezervat, sperand sau presupunand ca nimeni nu a rezervat sala dupa tine, este lipsa de respect fata de urmatoarea echipa. 

 

Semnalizarea clara in afara fiecarei sali de sedinte poate ajuta echipele sa ramana pe drumul cel bun si sa stie daca sala are rezervari consecutive. De exemplu, afisajele Joan arata clar programul fiecarei sali de sedinte, reamintind echipelor sa elibereze salile la timp.

 

Neprezentari

 

Conform datelor Joan, 31% din rezervarile de sali de sedinte au ca rezultat neprezentari. Este o cantitate imensa de imobile irosite.

 

Implementarea unui sistem de rezervare a salilor de sedinte cu optiunea de check-in este o solutie excelenta. Cu Joan 6, echipele folosesc ecranul tactil pentru a face check-in atunci cand ajung la sala de sedinte. Daca echipa nu face check-in in intervalul de timp stabilit, starea salii de sedinte se schimba din rezervat in disponibil.

 

Concluzie

 

Planificati. Cel mai bun sfat pentru organizarea unei intalniri corporative este planificarea. Asta nu inseamna sa petreceti ore intregi organizand minutele intalnirii, deoarece respectarea unui program strict poate inabusi gandurile, opiniile si libertatea de a vorbi ale colegilor de echipa. In schimb, tineti o lista de verificare regulata pentru fiecare intalnire:

 

  • Care este scopul intalnirii?
  • Este echipa noastra pregatita sa se intalneasca?
  • Care sunt prioritatile tale?
  • Ce decizii trebuie sa ia echipa noastra?
  • A avut toata lumea sansa de a vorbi?
  • Sala este rezervata dupa intalnirea noastra?

 

In cele din urma, fiti un jucator de echipa si anulati rezervarea salii de sedinte daca nu puteti ajunge la intalnire. Cu cat anulati intalnirea mai devreme, cu atat sunt mai mari sansele ca o alta echipa care are nevoie de sala sa o poata rezerva. Si daca nu o veti anula, cel putin pregatiti sistemul de rezervare Joan 6 sa anuleze intalnirea in locul dvs.