Abonare Newsletter

Selecteaza Domeniu:

Cum sa avem o “Intalnire Distribuita”?

A mers careva dintre voi la intalniri vreodata? Stiu ca, in realitate, zilele tale sunt pline de momente lungi de gandire neintrerupta, contemplare, citire si scriere. Ca nu esti niciodata distras de e-mail-uri si intalniri. Dar, pretinde ca la un moment dat va trebui sa mergi la o intalnire. Acum, mai pretinde ca o parte dintre cei care trebuie sa asiste la intalnire nu pot participa personal. Cel putin unul dintre participantii esentiali lucreaza de la distanta. Cum ar trebui sa aveti aceasta intalnire distribuita? 

 

 

1. Utilizati o Platforma de Discutii/ Intalniri Sincrona

 

Aveti acces la o platforma on-line de discutii/ intalniri sincron? Poate WebEx?  Sau Adobe Connect?  Sau BlueJeans? Sau Join.me?  Sau GoToMeeting?  Sau Skype?  Sau Fuze?  Sau Zoom?  Sau Collaborate?  Ce imi scapa? Sunt atat de multe. 

 

Motivul pentru care va doriti o platforma de discutii/ intalniri on-line este pentru ca va doriti webcam-uri. (De asemenea, va doriti si sonorizare – dar partea audio se poate obtine prin intermediul telefoanelor). Va doriti si un spatiu in care sa partajati ecranul, sa luati notite impreuna, si sa rulati o prezentare. Cu cat veti utiliza mai mult platforma, cu atat veti avea intalniri distribuite de foarte buna calitate. 

 

2. Puneti-le tuturor conditii concurentiale echitabile

 

Mantra pentru intalniri online ar trebui sa fie ca toti cei care participa la intalnire sunt egali. Cei prezenti la intalnire trebuie sa aiba aceeasi experienta ca si participantii de la distanta. In practica acest lucru inseamna ca trebuie sa evitati tentatia de a aduna oamenii locali intr-o singura camera. Oamenii locali ar trebui sa participe la intalnire de la propriile birouri (sau de acasa). Toata lumea ar trebui sa interactioneze numai prin intermediul platformei de intalnire.

 

Motivul este acela ca majoritatea comunicarii este nonverbala. Daca veti organiza o intalnire la care unii oameni vor fi intr-o camera impreuna, iar altii la distanta, oamenii aflati la distanta nu vor lua parte la comunicarea din timpul reuniunii. 

 

Oamenii locali nu vor dori sa urmeze aceasta recomandare. Exista motive sociale puternice ca acestia sa isi doreasca se adune intr-un singur loc. Stiu doar ca, daca nu rupeti aceasta conventie, si tineti intalnirea acolo unde toata lumea este pe acelasi nivel, veti sacrifica calitatea intalnirii pentru participantii la distanta. 

 

3. Practicati Moderarea Intalnirilor

 

Intalnirile on-line de succes sunt ca si cursurile online sincrone de succes. Cineva este responsabil! 

 

Intr-o clasa, persoana responsabila este de obicei instructorul – desi, uneori, este un moderator de intalnire atribuit. 

 

Moderatorul reuniunii este responsabil sa se asigure ca obiectivele reuniunii sunt clare, ca toata lumea are agenda intalnirii din timp, si ca toti participantii pot contribui si pot fi ascultati. Moderatorul reuniunii online trebuie sa tina sub control miscare prin ordinea de zi, si trebuie sa se asigura ca toti cei care participa la intalnire sunt in masura sa intervina si sa puna intrebari.

 

4. Urmati Practici Bune de Reuniune

 

Intalnirile online nu trebuie sa se indeparteze de la bunele practici de reuniuni. Agendele trebuie trimise din timp – cu timpul alocat fiecarui punct. Agendele trebuie sa fie rezonabile. Punctele de discutii si raspunderile trebuie sa fie clare. Pasii urmatori trebuie sa fie clar definiti si conveniti cu toata lumea.

 

Intalnirile nu sunt locuri pentru schimb de informatii. Informatiile trebuie sa fie partajate asincron. Intalnirile sunt despre conversatii si pentru luarea deciziilor. Intalnirile sunt pentru a rezolva lucruri. 

 

Aceste reguli sunt deosebit de importante pentru intalnirile online. Cele mai multe intalniri online sunt teribile. Oamenii se deconecteaza. Fac mai multe lucruri in acelasi timp. Isi citesc e-mail-urile. O intalnire online buna tine toata lumea implicata cu subiectele de discutie. Acest angajament vine din proiectarea reuniunii, lucrare efectuata in prealabil pentru a face investitia de timp utila, precum si din abilitatea moderatorului reuniunii.