Abonare Newsletter

Selecteaza Domeniu:

Top 3 beneficii ale automatizarii birourilor

 

Automatizarea biroului este procesul de configurare a sarcinilor de rutina pentru a fi efectuate automat. Prin automatizarea sarcinilor la locul de munca, echipa dvs. economiseste nenumarate ore cu crearea, stocarea, colectarea, analiza si partajarea datelor care sunt necesare in fiecare zi.

 

Automatizarea nu este un instrument pentru inlocuirea angajatilor, ci pentru a le sustine sarcinile zilnice, lasandu-le timp liber si energie pentru a se concentra pe o munca semnificativă. Acest articol va va ghida prin cele mai comune trei tipuri de automatizari si modul in care acestea va pot aduce beneficii la locul de munca.

 

Automatizarea repetitiva a fluxului de lucru

 

Automatizarea repetitiva a fluxului de lucru practic pune sarcinile repetitive pe pilotul automat. Automatizarile seteaza aceste sarcini sa se finalizeze in fundal, eliberand o buna bucata din zi.

 

De exemplu, configurarea unui sistem automat pentru primirea si executarea comenzilor clientilor poate dura mult timp. Sa luam in considerare Adobe. Pe site-ul companiei, va puteti inscrie pentru abonamentele Adobe si puteti efectua comanda intr-un singur flux de lucru automat.

 

Integrare software

 

Acest tip de automatizare este esential pentru majoritatea companiilor si de aceea companiile de tehnologie se grabesc sa isi faca produsele compatibile cu cele mai comune instrumente de birou, inclusiv Microsoft Outlook, Jira, Zoom si multe altele.

 

De exemplu, sistemul de rezervare a salilor de sedinte Joan comunica automat cu Microsoft Outlook (si alte calendare standard) pentru a afisa programul si disponibilitatea unei sali de sedinte, ajutand angajatii sa gaseasca spatii disponibile si sa nu zaboveasca in salile de sedinte rezervate. Nu trebuie sa introduceti intalnirea in sistemul Joan si apoi sa o introduceti din nou in calendarul dvs.

 

Rapoarte si analize automate

 

Este o provocare, daca nu chiar imposibil, sa te gandesti la un departament dintr-o companie care nu beneficiaza de analize. Echipele de marketing folosesc analize pentru a vedea cati destinatari au deschis si au dat clic pe e-mailurile trimise. Asistenta pentru clienti poate urmari cate tichete au inchis, cate raman deschise si cat de multumiti au fost clientii lor. Chiar si dezvoltatorii urmaresc proiectele, monitorizand cat de eficient reactioneaza echipa lor si isi termina sarcinile.

 

Este aproape imposibil ca o persoana sa tina evidenta manuala a tuturor acestor date, motiv pentru care configurarea automatizarii este atat de importanta.

 

Beneficii

 

Acum, ca am acoperit cateva utilizari ale automatizarii la locul de munca, sa vedem cat de beneficia este automatizarea pentru o companie?

 

Economiseste timp si creste productivitatea

 

Automatizarea sarcinilor repetitive si obositoare economiseste o gramada din timpul angajatilor. In loc sa-si piarda o treime din zi introducand aceleasi valori, proceduri si practici, automatizarea poate completa elementele de baza pentru ei. In acest fel, angajatii isi pot petrece ziua lucrand la ceea ce fac cel mai bine oamenii: creare, proiectare si inovare.

 

Reduce costurile

 

Automatizarile reduc costurile in mai multe moduri decat poate rezuma acest articol. Companiile nu economisesc doar timp, ci si energie și resurse. Statisticile pot arata care unghiuri merita investitiile companiei si care nu.

 

De exemplu, automatizarea salarizarii economiseste o gramada de ore pentru departamentul resurse umane, permitand companiei sa reduca personalul de la HR. In loc sa umble prin toata hartogaraia si sa tipareasca si sa scrie cecuri, echipa de resurse umane pur si simplu confirma si aproba depozitele automate pentru fiecare angajat.

 

Mai putine greseli umane

 

Majoritatea industriilor sunt de acord ca 70-80% dintre accidentele la locul de munca se datoreaza unei erori umane. Aceasta statistica nu trebuie sa reduca implicarea umana si nevoia de a avea oameni reali, spre deosebire de computere, care ne iau joburile. Cu toate acestea, automatizarea sarcinilor repetitive, plictisitoare si mai scrupuloase poate contribui la reducerea erorilor umane.

 

Exemplu: inginerii constructori vor proiecta fundatia unei cladiri, vor pune cap la cap toate calculele si vor aranja desenele. Cu toate acestea, in aceste zile, inginerul poate introduce calculele intr-un program pentru a le verifica, asigurandu-se ca greselile sunt reduse la minim.

 

Concluzie

 

Probabil ati inceput sa cititi acest articol cu o idee despre ce reprezinta automatizarea biroului si care sunt cateva dintre beneficiile sale. Cu toate acestea, exista o idee pe care este posibil sa nu o fi luat in considerare atat de mult cat ar trebui.

 

Cand va confruntati cu sarcinile de zi cu zi, intrebati-va: „Ar trebui automatizat acest lucru?” Daca raspunsul este da, aflati daca poate fi automatizat. Desi tehnologia a avansat foarte mult, nu suntem inca in punctul in care o drona poate sa ne aduca cafeaua de la ora zece.

 

Exista sanse mari ca o parte din sarcinile dvs. zilnice si ale echipei dvs. sa fie automatizate, lasandu-va restul timpului liber pentru a va imbunatati rolurile actuale si a inova noi modalitati de a ajuta compania sa creasca. O modalitate buna de a incepe este cu intalnirile dvs. – aflati mai multe despre Joan 6.